Редактиране и изтриване съдържанията на клетки
Редактиране съдържаниe на клетки
Редактирането е свързано с промяна, корекция или изтриване на вече въведено съдържание в табицата. Преди непосредственото редактиране се налага изпълнение на следните действия, които позволяват стартиране на редактирането:
- маркиране (селектиране, избор) на клетката, чието съдържание ще се редактира;
- преминаване към режим редактиране чрез щракване в реда за обработка или задействуване на клавиш F2 .
Същият резултат (стартиране на редактирането) може да се постигне и чрез двукратно щракване с мишката в съответната клетка.
Маркерът се поставя с клавишите-стрелки или с мишката на мястото за редактиране. Позициониране в началото или края редактираното съдържание може да стане със задействуване на клавиши Home, съответно End. Клавиш Ins позволява, както в текстообработващите програми, да се задействува преминаване от режим “писане с припокриване” в режим “вмъкване”. Изтриване на символ се изпълнява с клавиш Del или Backspace. Направените промени се потвърждават с клавиш Enter.
Изтриване съдържаниe на клетки
Информацията, която се съдържа в клетките от таблицата може да се изтрие, а съответната клетка да се запази. Изтриването се предшествува от маркиране на съответната клетка, а самото изтриване може да се изпълни по единия от два та начина:
с команда Clear от меню Edit;
с клавиш Del.
Командата Clear от меню Edit предоставя различни начини на изтриване чрез отваряне на допълнителен прозорец, включващ :
All – изтриват се съдържанието, форматите и коментарите;
Formats – изтриват се само форматите за данните;
Contents – изтрива се само съдържанието на клетката, а форматирането се запазва;
Notes – изтриват се забележките към клетката, а всички други данни остават.
Задействуването на клавиш Del изтрива само съдържанието на клетката.
Маркиране
Действието на командите се прилага върху единични клетки или групи от клетки. Чрез маркирането се фиксира диапазонът на валидност на дадена команда и проявява резултата от действието й.
Области в таблица
Област в таблицата е група клетки, които се представавят чрез адресите си. Всяка област има позиция в таблицата. Тази позиция се представя с адреса на областта. Адресът на област от съседни клетки (непрекъсната област) се представя чрез адресите на клетките, разположени в два противоположни нейни ъгъла, свързани с двуеточие. Например – А1:С3 е непрекъсната област, включваща клетките с адреси – А1, А2, А3, В1, В2, В3, С1, С2, С3; А1:А5, С2:D3 , E5:E6 е прекъсната област. Тя е получена чрез присъединяване към област А1:А5 последователно на областите С2:D3 и E5:E6.
Маркиране в таблицата
При работата с таблицата съществуват следните възможности за маркиране:
- Маркиране на една клетка – щраква се в клетката или се избира с клавишите-стрелки;
- Маркиране на област
При работа с мишка се постъпва по следния начин:
- показалецът на мишката се изтегля през съответната област при задържан се натиснат левия бутон на мишката по време на движението или
- щраква се в горния ляв ъгъл на областта и след това при едновременно натиснат клавиш Shift се щраква в долния десен ъгъл на областта .
При работа с клавиатура се постъпва по следния начин:
позиционира се маркера с клавишите-стрелки в единия от ъглите на областта. При натиснат клавиш Shift се извършва предвижване на маркера хоризонтално, съответно вертикално, докато се оформи областта.
Маркиране на ред (редове)
Един ред се маркира с щракване в полето, където е номера на реда. Повече редове се маркират с поставяне на показалеца на мишката върху полето на първия маркиран ред и при натиснат ляв бутон на мишката изтегляме показалеца до последния желан ред.
Маркиране на колона (колони)
Колона се маркира с щракване в полето с означението (буквата) на колоната, а няколко колони – при натиснат ляв бутон се изтегля показалеца на мишката до последнита желана колона
Маркиране на несъседни клетки и области
Маркира се първата клетка, съответно област . След това, при задържан натиснат клавиш Ctrl, се маркират следващите клетки (области) последователно.
Маркиране на целия работен лист
Цял работен лист се маркира с щракване в полето, получено от пресичане на реда с имената на колоните ис колоната, съдържаща номерата на редовете (в горен ляв ъгъл от прозореца на работната папка ).
Първата маркирана клетка също е рамкирана, но не се представя инверсно. При активиране (натискане) на клавиш Enter, активната клетка от маркирана та област се предвижва последователно отгоре -надолу, отляво-надясно. Активирането на клавиша Tab води до предвижване от ляво на дясно и след това от горе на долу. Движението в дадено направле ние се превключва при достигане на съответната граница на маркираната област. Предвижване назад през областта в съответната посока се осъществява при едновременно натис кане на клавиш Shift с Enter или Tab, т.е. Shift+Enter или Shift+Tab. Маркировката се премахва чрез щракване на произволно място в работния лист или със задействуване на клавиш-стрелка.
Редактиране на таблица
Манипулаците с клетки и области от работната папка се свързват с местене, копиране, вмъкване, запълване на полета, вмъкване и изтриване на редове и колони.
Преместването и копирането на съдържанието в отделните части от работната папка става, както при всички програми, работещи под Microsoft Windows, през Clipboard.
Изрязване на данни (местене)
Операцията стартита с маркиране на съответната клетка или област, коята трябва да се премести и изпълнение на команда Paste от меню Edit ( Edit Paste). Данните се изтриват едва след като се избере ново място за тях.
Копиране на данни
Тази операция позволява копие на маркираните данни да се съхранят в Clipboard, а самите данни остават на мястото си в таблицата. Операцията стартита с маркиране на съответната клетка или област, коята трябва да се копира и изпълнение на команда Copy от меню Edit. ( Edit Copy).
Вмъкване на данни на няколко места
Операцията се реализира само когато в Clipboard има копирани данни от клетка или област. Тези данни могат да се копират произволен брой пъти на произволно много места в таблицата. Операцията стартита с маркиране на няколко клетки, които имат брои, кратен на броя съхранени в Clipboard клетки. Изпълнява се команда Paste от меню Edit ( Edit Paste). Резултата от операцията е появата на съществуващите вече данни и на други места.
Копиране и преместване на данни чрез влачене (премести и отпусни – Drop and Drag)
Тези операции се реализират без да се използува информация от Clipboard. Изпълнението започва също с маркиране на областта, включваща данните. Показалецът на мишката се поставя върху рамката на маркираната област, където той приема форма на стрелка.
При преместване бутонът на мишката се щраква и задържа натиснат, докато съдържанието чрез плъзгане на мишката се премести на новото място. Изпълнението на копиране се реализира по същия начин, но плъзгането на мишката се извършва при едновременно натиснат и задържан клавиш Ctrl.
Автоматично запълване на полета
С автоматично запълване на полета се спестява рутинна работа на потребителя при попълване както на табици, така и на полета в работния лист на папката.
Многакратно копиране на полета
Командата Fill от меню Edit предоставя бърз и лесен начин за запълване на област с данни чрез копиране. Операцията се изпълнява при следните последователни стъпки:
- маркира се клетката, чието съдържание ще се копира многакратно;
- маркира се областта в която ще се копира избраното съдържание;
- изпълнява се командата Fill от меню Edit (Edit Fill).
Като се отчита положението на клетката, спрямо маркираната област, се избира желаната посока на запълване чрез избор от полето: Down – надолу; Right – надясно;
Up – нагоре; Left – наляво.
Създаване на серии от ипотпалски бази данни
При попълване в таблицата на голям брой клетки с последователност от числа, особено полезна е командата Fill Series…от меню Edit. Чрез диалоговия прозорец Series се уточняват подробности за създаваната серия – място (Series in), тип (Type), начин на нарастване на стойностите (Date Unit – за промяна на стойностите в Date, Step Value – за промяна на стъпката в серията, Stop Value – стойност за завършване на серията).
Вмъкване и изтриване на редове и колони
Празни редове/колони се вмъкват над и в ляво от позицията на маркера. Операцията вмъкване започва с маркиране на област, ред или колона. От меню Insert се избира нужната команда – Sells…(клетки), Rows (редове) или Columns (колони) в съответствие с изпълнявато вмъкване
Друг начин на работа е използуване на контекстно меню, което се активира след маркировка, чрез щракване на десния бутон на мишката. Изборът на команда Insert от това меню води до диалогов прозорец, в който се уточнява областта на изпълняваното действие-вмъкване.
Изтриване на област, ред или колона също започва с маркиране.
Самото действие се реализира чрез командата Delete от меню Edit, като се изобразява прозорец със заглавие Delete. Полета за избор определят посоката на действието изтриване. Прозорецът Delete има същите полета за избор.
Когато част от таблицата или страницата е изтрита пограшно с команда Undo Delete от Edit се възстановява информацията. Тази команда отменя само последната реализирана операция изтриване.
Форматиране на таблица
Форматирането на таблицата позволява да се оптимизира външния й вид, така че представената информация да стане лесна за възприемане разбиране. Задаването на формати може да се свързва или с отделни клетки или на област от клетки.
При изпълнение на форматирането се спазва следния ред на работа:
- маркират се клетките или областта;
- от меню Format се изпълнява командата Sells…, която води до изобразяване на диалогов прозорец Format Sells;
- в прозорец Format Sells чрез избор на сътветен регистър, се появява диалогов прозорец с полета, определящи полето за изпълнение на желаното форматиране.
Определяне на формати за шрифтове (регистър Font)
Excel представя съдържанието на клетките (числа, текст) стандартно винаги с един и същ вид, тип (стил) и размер (големина) на шрифта. Възможности за промяна на стандартните стойности за да се подчертаят заглавия на редове, колони, пресметнати резултати и други позволяват да се повиши прегледността на таблиците. Формат на шрифт се променя с избор на регистър Font от прозорец Fomat Sells. Избраните параметри в новия прозорец се потвърждават с OK.
Ориентиране на текст и числа в клетките на таблица ( регистър Alignment)
Ориентирането на текст или числа в рамките на клетката е полезно средство при орзанизация на външния вид на информацията. Excel подрежда стандартно текста лявоориентиран, а числата дясноориентирано. Стандартната ориентация може да се промени с избор на регистър Alidnment от прозорец Fomat Sells. Предлагат се две позиции на ориентация: хоризонтална и вертикална. Избраните параметри в новия прозорец се потвърждават с OK
Дефиниране на числени формати (регистър Number)
Основното предназначение на Excel е обработка на числа, поради което се предоставят различни формати за числа. Диалоговият прозорец, който се активира при избор на регистър Number от прозорец Fomat Sells. Той позволява числовите формати да се разглеждат в различни категории. Тези категории са представени в полето Category със списък. За всяка категория може да се избира формат за кода й. Изборът се прави от списъка в полето Format Codes . Форматът за кода служи за запазване на места за цифрите в маркираните клетки. Когато е избран неподходящ код, който не позволява изобразяване на числената стойност в клетката, вместо цифрите на числото в нея се изобразяват символите #. Тази некоректност се отстранява с разширяване на колоната, в която се намира съответната клетка.
Оцветяване и поставяне на рамка на клетка или област (регистри Patterns, Border)
Оцветяване на област или клетка се извършва при избор на регистър Patterns. От прозореца, изобразен след направения избор, могат да се избират цветове и да се определя растер на съответната област. Избраните параметри в новия прозорец се потвърждават с OK. Въвеждането на различни видове рамки се извършва при избор на регистър Border. От прозореца, изобразен след направения избор, могат да се избират видът на линията с която ще се огражда в рамка избраната област и цветът й. Избраните параметри в новия прозорец се потвърждават с OK
Промяна широчина на колоните и височината на реда
Стандартно широчината на колоните в таблицата възлиза на 10 знака, височината на редовете автоматично се нагажда към ползувания в момента шрифт. Промяната на стандартната широчина на колоните или височина на реда се свързва с задължително предварително маркиране на съответните колони или ред. След маркирането, в меню Format се активира нужната команда Column за колона или Row за ред.
При активиране на Format Column се появяват опции със следното значение:
- Width…. – за въвеждане на нестандартна широчина;
- AutoFit Selection – приспособява широчината на колоната към най-дългото въвеждане в клетката;
- Hide – скрива маркираната колона на екрана;
- Unhide – показва скрита колона в маркирания диапазон;
- Standart Width – връщане на актуалната широчина на колоната към стандарната.
- Изборът на дадена опция позволява да се манипулира с широчината на колоната, кочто е маркирана.
- При активиране на Format Row се появяват опции със следното значение:
- Height…. – за въвеждане на определена височина на реда (височината е в точки);
- AutoFit – приспособява височината на реда в който е активната клетка или на редовете от маркираната обаласт, към “най-високия” запис в реда;
- Hide – скрива маркираните редове;
- Unhide – показва скритите редове в маркирания диапазон.
Широчината на колона може да се промени с мишката. Поставя се показалецът на мишката върху разделителната линия между две букви на колони и то вършу дясната граница на колоната, която ще се манипулира. Увеличаване, съответно намаляване на широчината на колоната се изпълнява изтегляне на маркерът в съответната посока, при задържан натиснат ляв бутон на мишката.
Височината на редовете може да се променя с мишката по аналогичен начин. Необходомо е да се позиционира показалецът на същата върху съответната разделителна линия между номерата на редовете. Тогава показалецът на мишката приема отново същата форма. Изтеглянето на мишката при задъжан натиснат ляв бутон позволява да се промени височината на реда в желаната посока.
